Henkilötietoja käsittelyn peruste ja tarkoitus on potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (1992/785) mukaisen potilas- ja asiakasrekisterin ylläpitäminen. Potilasrekisteriin kuuluvat mm. potilaan nimi, henkilötunnus, kotiosoite, muut yhteystiedot sekä kaikki hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät asiakkaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Näin kerättyjä tietoja käytetään terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen.

Asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää lain sallimalla tavalla myös palveluiden markkinointiin. Sähköinen suoramarkkinointi kuluttaja-asiakkaalle edellyttää erillistä suostumusta.

Rekisterinpitäjä voi käyttää potilastietojen käsittelyssä alihankkijoita, kuten sähköisiä potilastietojärjestelmiä tuottavia yrityksiä. Tällöin alihankkijan kanssa laaditaan EU:n tietosuoja-asetuksen 28 artiklan ja potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) 5 §:n edellyttämä sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Potilastiedot ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden piirissä (Potilaslaki 13 §, 14 § ja rikoslain 38 luvun 1 ja 2 §). Potilastietoja ei luovuteta sivullisille ilman lakiin perustuvaa syytä tai asiakkaan nimenomaista ja erikseen saatua suostumusta.

Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä.

Säännönmukaisesti potilas- ja henkilötietoja luovutetaan edellä mainittujen perusteiden täyttyessä seuraaville tahoille: hoitojakson palaute asiakkaalle itselleen sekä maksusitoumuksen antaneelle taholle.

Muut asiakkaasta kerättävät tiedot kuin potilastiedot ja niiden käyttötarkoitus:
Asiakkaalta saatujen yhteistyötahojen yhteystietorekisteri asiakkaan tiedoissa palvelun tuottamista varten.